Trattamento “Soci” – Informativa agli interessati
Categorie e Dati oggetto del Trattamento
Il Trattamento riguarda le persone che sono attualmente o sono state, in un recente passato, socie dell’Associazione Vitalba.
I dati compresi nel Trattamento sono o possono essere:
Per i minori
- Nome, cognome;
- Data e luogo di nascita;
- Parentela
- Indirizzo
Per i genitori e/o soci maggiorenni
- Nome, cognome;
- Data e luogo di nascita;
- Indirizzo
- Codice Fiscale
- Indirizzo email;
- Numeri di telefono
- Quote associative e richieste/saldate.
Per le persone disabili
- Nome, cognome;
- Data e luogo di nascita;
- Indirizzo
- Parentela
- Informazioni personali riguardo alla propria disabilità data dal genitore/tutore, a scopo di conoscenza per la gestione del Progetto Orto dei Ragazzi, del Progetto Un po’ per ciascuno.
Finalità per le quali sono raccolti i dati e finalità del Trattamento
Il Trattamento “Soci” è finalizzato alla gestione dei Libri soci dell’Associazione, alla gestione dell’archivio Soci, alla convocazione e gestione delle Assemblee dei Soci e degli organi statutari, alla corretta gestione contabile dell’Associazione e alla comunicazione con i Soci.
Modalità di Trattamento
L’Associazione Vitalba inserisce i dati dei Soci e i pagamenti delle quote associative nel software gestito da Responsabile del Trattamento, il software funge da libro Soci. L’Associazione Vitalba custodisce indefinitamente anche i moduli di iscrizione pervenuti e i moduli di consenso.
Consenso al Trattamento
Il Trattamento riguarda solo persone che si sono fatte parte attiva nel richiedere di essere accettate come Socie. L’Associazione Vitalba dispone di un consenso rilasciato dagli Interessati e ha inviato loro una Comunicazione indicando il possesso dei dati e segnalando il diritto di accesso, rettifica e cancellazione. A partire dal 25 maggio 2018 l’Associazione Vitalba chiederà a tutti i nuovi soci la firma di un consenso a norma del Regolamento europeo 679/2016 GDPR.
Esercizio dei diritti di accesso, modifica, cancellazione
L’Associazione Vitalba si impegna ad aderire immediatamente o al massimo entro 10 giorni, alle richieste di accesso, rettifica e cancellazione dei dati personali o di opposizione a ulteriori Trattamenti qualora queste provengano dall’ Interessato. Questi diritti sono accessibili anche agli Interessati minori di 18 ma maggiori di 16 anni.
Rischi per l’Interessato e misure di riduzione
In caso di perdita dei dati, il danno per la privacy dell’Interessato sarebbe assai limitato. In caso di accesso indebito o di diffusione delle informazioni, il danno potrebbe essere significativo: di conseguenza l’Associazione Vitalba aveva già disposto o intrapreso alcune misure tese alla limitazione del rischio.
I dati non sono condivisi con alcuna persona fisica o giuridica esterna al Direttivo dell’Associazione.
All’interno dell’Associazione solo il Presidente, conosce la User id e password necessaria per accedere al database Libro Soci e/o può aggiornarlo.
Il responsabile del Trattamento ha dato le più ampie garanzie in merito alla sua conoscenza del GDPR e alle misure di sicurezza software e hardware intraprese per la sicurezza dei dati trattati.
Il classificatore che contiene le copie su carta delle domande di ammissione e i consensi è custodito in un armadio chiuso a chiave presso la sede operativa dell’Associazione.
Dopo 5 anni dall’ultimo contatto con l’Interessato i dati vengono distrutti.
Legittimità e base giuridica del Trattamento dati
Considerando che:
- L’Associazione Vitalba APS non ha altra finalità che la tutela dei disabili e le loro famiglie e la promozione iniziative e servizi a loro favore, essere di sostegno alle famiglie dei disabili su tutti i piani, sensibilizzare l’opinione pubblica alle problematiche dei disabili.
- I dati sono necessari per la miglior esecuzione dei servizi richiesti.
- I dati non saranno mai condivisi con nessuna altra Associazione o persona giuridica o fisica.
- Sono messe in atto da parte del Responsabile del Trattamento procedure di sicurezza che riducono il rischio di accesso indebito o divulgazione dei dati.
- L’Associazione Vitalba ha un legittimo interesse nell’organizzare i dati personali al fine di svolgere le procedure previste dallo Statuto e di comunicare con i Soci.
- Gli Interessati possono in ogni momento esercitare il diritto di accesso, modifica e cancellazione dei dati.
- E’ possibile in ogni momento esercitare il diritto di accesso, modifica e cancellazione dei dati.
Il Titolare ritiene il Trattamento dati in questione legittimo e conforme al Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 679/2016 e ritiene di avere la base giuridica per proseguirlo.
Titolare del Trattamento è l’Associazione Vitalba APS
Responsabile del trattamento Francoise HERLIN
Il Titolare, vista la natura e la scala dei dati trattati, non ritiene necessario nominare un Responsabile per la protezione dei dati (DPO).
Dati di contatto del Responsabile del trattamento:
Telefono/Fax: 06.9088386 Email: info@vitalba.it
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